Admin manualen

Boka tid för andra spelare

Administratören har möjlighet att boka tider åt andra spelare. Klicka på den tid som du vill boka och välj sedan spelare eller ange valfritt namn om du vill boka för en oregistrerad spelare (t.ex. gästspelare).

Avboka andras tider

Som administratör har man möjlighet att avboka tider. Detta görs genom att man klickar på den tid man vill avboka och sedan godkänner detta. När administratören avbokar tider för spelare kommer spelaren alltid få tillbaka bokningsavgiften, oavsett om tiden för detta passerat.
Det kommer också alltid skickas en emailbekräftelse till spelaren som förklarar att administratören har avbokat tiden.

Tänk på att om inte alla spelare har registrerat sin e-mail adress, eller om avbokningen görs kort tid innan, bör spelaren kontaktas på annat sätt.

Nattsläckning – hallsystemet

Hallsystemet har en funktion för nattsläckning för att förhindra att ljuset står på om någon skulle glömt att avsluta sitt spel. Förvalt värde är 23:50. Kontakta BokaTennis om ni vill att vi ska ändra värdet för era banor.

Adminmenyn


Administratörssidorna syns bara för de som är registrerade som administratörer.

Tabeller – menylister

Flera av tabellerna som förekommer i under admin är uppbyggda på samma sätt.
Längst ned finns en menyrad som används för att se mer information eller ändra/ta bort.

1. Klubbinställningar – börja här

Under ’Klubben’ görs de inställningar som gäller för klubben och sätter förutsättningarna för hur bokningssystemet fungerar. Här sätts adresser och priser som klubben bestämt. Det är även här administratören har möjlighet att aktivera olika funktioner.
Klicka på ”Ändra” för att se all information och för möjlighet att ändra den. Till höger ser du förklaring av inställningarna och på vilket sätt de påverkar systemet.

Sök medspelare

Under klubben kan du välja hur funktionen ‘Sök medspelare’ ska fungera.
Välj mellan: Visa för alla, Visa bara om man är inloggad, Ej aktivt.

2. Spelare

Spelarlista

Här listas alla registrerade spelare samt deras registrerade information. Genom att klicka på de små ikonerna till vänster, är det möjligt att visa mer information eller visa och ändra information om respektive spelare.
Att lägga till spelare genom denna sida är möjligt men rekommenderas inte. Det är bättre att låta spelarna själva registrera sig, då säkerställer man att informationen är korrekt samt att systemet gör en enkel kontroll av informationen så den är inmatad i rätt format.

Spelaren är redan medlem men har betalt in via postgiro

Då en användare registrerar sig är det möjligt att ange att man är medlem och redan betalt medlemsavgift (t.ex. genom postgiro). Administratören blir meddelad om detta genom ett mail och har möjlighet att godkänna eller neka påståendet genom en länk. Innan administratören gjort detta är spelaren registrerad som ”Obekräftad” under medlem. För att en spelare ska räknas som medlem krävs det dels att statusen medlem är Ja och att medlem till och med är aktuellt. Det är därför rekommenderat att följa länken i mailet istället för att manuellt ändra i registret.

Radera spelare

Det är i dagsläget inte möjligt för administratören att ta bort en spelare. Kontakta BokaTennis!

Korrigera spelares saldo

För att ändra saldot för en spelare använd funktionen “Kompensera Spelare”.

Adresslista

Du kan göra ett urval på en mängd olika variabler och exportera spelarlistan till excel för analys och utskrift.

Epostlista

Under denna meny kan administratören skapa enkla listor utifrån de registrerade spelarna. Urvalet görs genom att en eller flera av rutorna seniorer, juniorer, medlemmar och icke medlemmar väljs. Tryck sedan skapa lista och systemet skapar två listor. Spelarlistan följer det format som Sveriges tennisförbund vill att klubbarna skickar in en gång om året. Markera all text (Ctrl + A) och kopiera in i t.ex. Excel, Word, anteckningar (Ctrl + V) eller direkt i ett email. E-mail listan är spelarnas e-mailadresser och kan kopieras och klistras in vid massutskick till registrerade spelare.

Export till IdrottOnline

Under förutsättning att klubbens alla spelare finns registrerade i BokaTennis så kan du enkelt och snabbt exportera medlemslistan till IdrottOnLine. Saknas en del spelare så exportera först till Excel och lägg därefter till de spelare som saknas.
Under Spelare – export till IdrottOnline finns detaljerad instruktion.

Logga in som annan spelare

Administratören kan välja en spelare och sedan logga in som denna. Detta kan vara smidigt om administratören t.ex. vill hjälpa en spelare att fylla på hans/hennes spelkonto med hjälp av Kontokupong eller se tidigare bokningar. Glöm inte att logga ut och logga in som dig själv då du är klar.

Kompensera spelare

Här har administratören möjlighet att ändra en spelares saldo. Genom att skriva in beloppet (’-’ tecken för att dra bort) och en kommentar och klicka på nästa görs detta. Alla dessa ändringar registreras i en logg och är i efterhand möjlig att kontrollera. Spelaren kommer under sitt konto få denna ändring redovisad som Administratörskorrigering.

3. Abonnemang

Under abonnemang skapar man nya samt redigerar tidigare “Arkiverade abonnemang”.

Nuvarande abonnemang, Redigera abonnemang

Klickar du på ett av abonnemangen så visas detaljer för abonnemanget i rutan till höger.
Under visas även en lista med alla utlagda tider.

Vid förlängning eller ändring av abonnemang klickar man på valfritt abonnemang för att göra ändringar. Det är då möjligt att välja till fler spelare samt att ändra tid, datum, bana m.m. Vill du ta bort en tid – klicka på papperskoregn till höger om tiden så friläggs den och ingår inte längre i abonnemanget.

Skapa nytt abonnemang

Då man skapar ett nytt anger man först vilka spelare som tillhör abonnemanget. Dessa spelare kommer då under abonnemangstiden att spela gratis men de bör givetvis faktureras direkt efter det abonnemanget har lagts ut.
Med ”Hallsystemet” så kommer den tid som är utöver abonnemanget debiteras automatiskt enligt aktuellt pris till den spelare som har startat spelet. I nästa steg anges: bana, dag, starttid, antal timmar, startdatum och slutdatum.
Då man som sista steg väljer att skapa abonnemanget bokar systemet automatiskt upp alla timmar för abonnemanget.
Slutligen får man en rapport som anger hur många bokningar som gick bra respektive dåligt.
Tänk på att systemet inte har möjlighet att boka över redan bokade tider. Se därför till att skapa abonnemangen i god tid innan ”vanliga” spelare bokar upp tider som krockar med abonnemangstiderna.

Dagar då hallen är stängd

Boka helst upp dem innan du bokar abonnemangen – då kommer systemet att hoppa över dessa tider. T.ex. Juldagen, Nyårsdagen.

Arkivera abonnemang

Klicka på arkivera abonnemang – då hamnar abonnemanget under Arkiverade och alla uppbokade tider framöver tas bort i bokningsschemat.

Återuppta ett arkiverat abonnemang

Klicka på Arkiverade abonnemang – markera det abonnemang du vill återuppta, redigera tiderna och klicka på uppdatera abonnemanget. En bra funktion som snabbar upp hanteringen!

Radera abonnemang

Klicka på Arkiverade abonnemang – klicka på ‘Ta bort’ längst till höger.

4. Anläggningar


Normalt har klubben två “Hallar”: Inomhushallen och Utebanorna.
Vid uppstart börja med att skapa och sätta datum på hallarna, sedan skapar du banor för respektive hall och till sist lägger du in banpriser.
Vill du göra uppehåll för tex utebanorna – gå in på Anläggningar och avaktivera utebanorna.

Hallar

Tider för bokningsschemat

Ange starttid, stoptid, startdatum och stopdatum.
Om båda hallarna är aktiverade så kommer de att synas i almanackan på bokningssidan under förutsättning att start- och stopdatum är aktuella och att banor är skapade – se nästa punkt.

Banor

Efter det ni ställt in variablerna för hallar så är det dags att skapa banor.
Här registreras klubbens fysiska tennisbanor. För att skapa en ny bana klicka på ’Lägg till’ och fyll i informationen.
Under fältet ’Hemsida’ kan en länk till t.ex. klubbens hemsida anges. Genom att välja aktiv/inaktiv kan man ta bort möjligheten för spelarna att se och boka bana. Detta används t.ex. under vintern då utomhusbanor är stängda.

Regnfunktionen för utebanor

För utebanor kan ni välja regnfunktionen. OBS! Den måste även vara påslagen under klubbinställningar.

Så här fungerar regnfunktionen

Om spelaren har bokat en tid och det regnar så kan han/hon klicka på tiden för att återfå timkostnaden. Då skickas automatiskt ett mail till klubbens administratör som i mailet godkänner eller avböjer. Om admin godkänner så betalas spelavgiften tillbaks till spelarens spelkonto.
Tänk på att ni måste ha avtal med BokaTennis för alla banor som ni lägger ut!

Banpriser

För att banan ska komma med på bokningssidan krävs det att man matar in banpriser. För varje bana anger man pris, dag och klockslag för olika prisgrupper.

För att skapa ett nytt pris som gäller tex 18-22 måndag, Bana 2 – klicka på ‘Lägg till’.
För att redigera priserna – markera banan och klicka på ‘redigera-ikonen’ (=pennan).

Följande redigeringsvy visas:

Viktigt att tänka på!

Tiderna måste komplettera varandra och inga tider för vara dubbelt angivna!
Glöm ej att klicka på spara!

Bokningsavgiften

Bokningsavgiften är till för att spelare inte ska boka upp tider i onödan och sedan inte avboka dessa. Ex. en timmes spel kostar 60 kr och bokningsavgiften är 20 kr. Vid bokning betalar spelaren 20 kr. Då spelaren spelar ”använder” han först dessa 20 kr (alltså under det första 20 minutrarna). De övriga 40 minuterarna dras från hans spelkonto och efter en timma har det kostat spelaren ytterligare 40 kr.

Med Hallsystemet

– om spelare spelar över sin bokade tid är detta inget problem – systemet fortsätter att dra exakt kostnad efter spelad tid. Om en spelare spelar under två olika taxor tar systemet detta i beräkning och räknar ihop den totala kostnaden från de två olika taxorna.

Tips!

Kontrollera alltid så egenskapen blir som du tänkt dig! Ni kan sortera raderna på olika sätt – klicka på rubrikerna: Bana, Måndag, Tisdag …

Dörrschemat – endast för Hallsystemet


Dörren kan styras på 3 olika sätt:
1. Dörren är låst – kan enbart öppnas med “vanlig nyckel”
Tiderna styres under klubbinställningar – Hallen öppnas / Hallen stängs

2. Dörren är låst men kan öppnas med spelnyckel
Inställningen ovan styr den tid som hallen kan öppnas med spelnyckeln.

3. Dörren är öppen
Tiderna som dörren ska vara helt öppen utan att det behöva visa upp spelnyckeln utanför dörren ställs in under Dörrschemat. Detta kan vara smidigt vid t.ex. träning, årsmöten m.m.

Tips – Det är mycket viktigt att inte skriva in felaktig data i denna tabell eftersom det kan medföra att hallen står helt olåst.

5. Kuponger

Kontokuponger
Säljs till spelare som ska fylla på sitt spelkonto.

Spelkuponger
Säljs till spelare som ska fylla på sitt spelkonto.

Skapa nya kuponger görs genom att klicka på ’Skapa nya koder’ och anger antal, värde samt försäljningsställe (t.ex. bensinmacken).
Klicka på nästa och acceptera skapandet av de nya koderna. I nästa steg ser du det skapade koderna samt en länk där det står ’Skriv ut’.

Klicka på länken och ett nytt fönster öppnar sig (möjligen kan din webbläsare blockera detta fönster, välj i så fall att acceptera alla popupp-fönster från denna sida). Du har nu möjlighet att skriva ut koderna på din skrivare genom att helt enkelt välja ’Skriv ut’ i din webbläsare.

Tips – tänk på att det normalt (beroende på skrivare) kommer 8 koder på varje sida, så det kan därför vara lämpligt att välja en multipel av 8 då man skapar koderna.

6. Loggar

Logg transaktioner
Här redovisas alla transaktioner som innebär att saldot på spelares spelarkonton ändras.

Logg bokningar
Alla gjorda bokningar, aktuella och historiska visas.

Logg abonnemang
Alla abonnemangstimmar, aktuella och historiska visas.

Logg kortbetalningar
Alla betalningar som har gjorts med kontokort visas. man kan se inbetalt belopp, kortavgifter, Saldo (=innestående belopp) och utbetalda belopp. Innestående belopp utbetalas varje månadsskifte.

Dörrlogg – endast med ’Hallsystemet’
Här redovisas vilka som gått in i hallen vid given tid. Om någon försökt använda en spelnyckel som inte tillhör ert tennissystem står det Piratnyckel. (Även vid start och omstart av dörrprogrammet som finns i halldatorn står det Piratnyckel.)

Banlogg – endast med ’Hallsystemet’
Med Hallsystemet så visas hur lamporna på banorna har tänts och släkts samt tiden och kostnaden för detta.

Logg spelnycklar

Förteckning över spelare, spelnycklar och nyckelstatsus visas.

7. Statistik

Här kan man se statistik för bokningssystemet. Det är möjligt att se antal spelade timmar och spelsumma på varje bana för givet intervall. Det går även att se hur stor summa som laddats på under perioden med spelkoder och kontokort.

Tips: Med tilläggsprogrammet ’BokaTennisKontor’ kan utförligare statistik tas fram.

8. Texter

Texter – email
Här finns möjlighet att lägga in text som bifogas den bokningsbekräftelse som skickas ut då en spelare bokat ny tid. En del klubbar som ej använder Hallsystemet men som har ett kodlås, använder denna funktion för att bifoga aktuell portkod.

Texter – Sidor
Ledtexter som visas då man klickar på ’Bli medlem’ på den sida som kallas ’Dina Uppgifter’.

Texter – Nyheter på första sidan
Texter som visas på den första sidan – ’Bokningssidan’. Texterna hamnar på sidan om själva bokningsschemat. Det är ett perfekt ställe för att förmedla information till alla spelare. Genom att välja egenskapen Aktiv till nej visas inte texten. Position – bestämmer om texten ska visas till höger eller vänster. Ranking(0-100) – bestämmer hur sorteringen mellan de olika texterna ska ske. Värde 100 innebär att texten hamnar högst upp medans 0 innebär att texten hamnar längst ner.

Texter – Hjälp
Texter som visa på ’Hjälpsidan’. Här kan administratören fritt ändra hjälptexterna så att det passar klubbens system.

9. Design

Ni kan själva ladda upp logo, ändra text-färger och bakgrundsfärg.
För att lopgon ska kunna laddas upp måste formatet stämma med det som anges på Design-sidan,

Ni kan även ställa in radhöjden i bokningsschemat. Störr radhöjd ger större rutor men sätter ni för stor radhöjd måste man scrolla för att se hela schemat.

Suport

Datorer och databaser är fantastiska hjälpmedel men kan då och då krångla, internet kan ligga nere m.m.
Avbrottt till vår nuvarande databas har sedan starten 2013 varit minimala, mindre än 0,1 procent.

1. Kontorstid: ring oss på support: 0511 – 780 600
2. Övrig tid: maila till info@bokatennis.nu
3. För klubb med Hallsystemet – fungerar det inte i hallen men bokningssidan visas på andra dator/mobiler
– starta om halldatorn, vänta ett par minuter och testa igen!